U heeft een woning in Spanje gevonden, de koop is rond en de datum bij de notaris staat vast. Maar u kunt die dag niet in Spanje zijn. Of u wilt niet voor elke handtekening heen en weer vliegen. Dan is een volmacht de oplossing. In Spanje heet dat een poder notarial: een notariële akte waarmee u iemand anders machtigt om namens u te tekenen.
Een volmacht is handig, maar het is geen formaliteit. U geeft iemand de bevoegdheid om een aankoop van tienduizenden of honderdduizenden euro’s namens u af te ronden. In dit artikel leest u wat een volmacht in Spanje is, welke soorten er zijn, waar u hem tekent, wat erin hoort en welke fouten u voorkomt.
Wat is een poder notarial?
Een poder notarial is een openbare akte, opgesteld door een notaris, waarin u (de poderdante) een ander (de apoderado) machtigt om namens u bepaalde rechtshandelingen te verrichten. In het Spaanse recht valt dit onder de regels voor lastgeving, het mandato, in de artikelen 1709 tot en met 1739 van het Burgerlijk Wetboek (Código Civil, BOE).
Voor handelingen die in een notariële akte moeten worden vastgelegd, zoals het tekenen van de koopakte (escritura de compraventa), moet ook de volmacht notarieel zijn. Het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat een volmacht die betrekking heeft op een handeling in een openbare akte, zelf ook in een openbare akte staat (Código Civil, art. 1280, BOE). Een gewone schriftelijke machtiging volstaat dus niet voor de overdracht van een woning (Mallorca.com).
Wanneer gebruikt u een volmacht bij de aankoop?
De meeste aankopen worden getekend terwijl koper en verkoper allebei bij de notaris zijn. Een volmacht komt in beeld als:
- u op de datum van de overdracht niet in Spanje kunt zijn;
- de datum op korte termijn wordt vastgesteld of verschuift;
- u met meerdere kopers bent en niet iedereen tegelijk kan reizen;
- u ook andere zaken op afstand wilt laten regelen, zoals een NIE-nummer of het aanvragen van aansluitingen.
Vaak machtigt een koper zijn eigen advocaat of een persoon die hij goed vertrouwt. Wie u ook kiest: het moet iemand zijn die uw belang behartigt, niet dat van de verkoper.
Welke soorten volmacht zijn er?
| Soort | Wat het regelt | Wanneer geschikt |
|---|---|---|
| Poder especial (bijzondere volmacht) | Eén concrete handeling, bijvoorbeeld de aankoop van een bepaalde woning | De meest gebruikte en veiligste keuze bij een aankoop |
| Poder general (algemene volmacht) | Brede bevoegdheden over uw vermogen, zoals kopen, verkopen en bankzaken | Alleen bij langdurige afwezigheid en groot vertrouwen |
| Poder preventivo | Blijft gelden of gaat in als u zelf niet meer kunt beslissen | Voor de lange termijn, niet voor één aankoop |
Bronnen: Trustin en Mallorca.com.
Voor een woningaankoop raden vrijwel alle specialisten een poder especial aan. De gemachtigde kan dan alleen doen wat er letterlijk in staat. Volgens Trustin weigert de notaris de akte als de gemachtigde buiten de grenzen van de volmacht gaat, bijvoorbeeld door een hogere prijs te accepteren dan is toegestaan (Trustin).
Een algemene volmacht is krachtig en daardoor ook riskant. In verkeerde handen kan iemand er veel mee doen, ook dingen die u nooit bedoelde (Trustin).
Waar tekent u de volmacht?
U heeft drie mogelijkheden.
1. Bij een notaris in Spanje
Bent u al in Spanje, bijvoorbeeld tijdens de bezichtiging, dan kunt u de volmacht direct bij een Spaanse notaris tekenen. Dat is de eenvoudigste route: de akte is meteen in het Spaans en in de juiste vorm.
2. Bij het Spaanse consulaat in Nederland
Het Consulado General de España in Amsterdam kan notariële volmachten opstellen voor handelingen die gevolgen hebben in Spanje, waaronder een poder especial. U stuurt vooraf een aanvraagformulier en de stukken op. Op de dag van ondertekening moet u persoonlijk verschijnen met een geldig origineel paspoort of identiteitsbewijs (Consulado General de España en Ámsterdam). Houd rekening met de beschikbaarheid van afspraken.
3. Bij een Nederlandse notaris, met apostille
Ook een volmacht van een Nederlandse notaris kan in Spanje worden gebruikt. Daarvoor is meestal een apostille nodig: een stempel die de echtheid van de handtekening van de notaris bevestigt. Nederland en Spanje zijn allebei aangesloten bij het Apostilleverdrag van 1961, waardoor verdere legalisatie niet nodig is (HCCH, Apostilleverdrag). Daarnaast is een beëdigde vertaling in het Spaans vaak nodig, of een tweetalige akte (Mallorca.com).
Laat de tekst bij deze route altijd vooraf controleren door de Spaanse notaris of uw Spaanse advocaat. Een volmacht die niet aansluit bij de Spaanse eisen kan op de dag van de overdracht worden geweigerd (Mallorca.com).
Wat hoort er in een goede volmacht voor een aankoop?
Een goed opgestelde poder especial bevat volgens Trustin in elk geval (Trustin):
- Volledige gegevens van u en de gemachtigde, met paspoort- of NIE-nummer en adres.
- Een exacte omschrijving van de woning: adres, registergegevens en kadastrale referentie.
- De concrete bevoegdheid: kopen, en zo nodig ook betalen en belastingen afdragen.
- Een maximale koopprijs en de voorwaarden die u accepteert.
- Of de gemachtigde ook een hypotheek mag tekenen.
- Een geldigheidsduur.
Daarnaast kunt u regelen of de gemachtigde de bevoegdheid aan een ander mag doorgeven (substitutie) en of hij ook mag handelen als hij tegelijk de andere partij vertegenwoordigt (Mallorca.com). Bij een aankoop wilt u dat meestal niet.
Hypotheek: apart regelen
Een volmacht om te kopen omvat niet automatisch de bevoegdheid om een hypotheek af te sluiten. Financiert u de woning met een Spaanse hypotheek, dan moet die bevoegdheid er uitdrukkelijk in staan. De bank kan daarnaast eigen eisen stellen. Stem de tekst daarom vooraf af met de bank en de notaris (Trustin).
Stappenplan: kopen met een volmacht
- Bespreek met uw advocaat welke handelingen de gemachtigde moet doen.
- Laat de tekst opstellen, bij voorkeur in het Spaans of tweetalig.
- Laat de tekst controleren door de Spaanse notaris die de koopakte passeert.
- Teken de volmacht bij een Spaanse notaris, het consulaat of een Nederlandse notaris.
- Regel apostille en vertaling als u bij een Nederlandse notaris tekent.
- Stuur het origineel op tijd naar Spanje. Een scan is handig voor voorbereiding, maar de notaris wil op de dag van de overdracht meestal het origineel of een geldige kopie van de akte zien.
- Laat u na afloop informeren: vraag een afschrift van de getekende koopakte en een overzicht van de betalingen.
Begin hier op tijd mee. Een volmacht die pas een paar dagen voor de overdracht wordt geregeld, kan de hele planning in gevaar brengen. Meer over de volgorde van een aankoop leest u in huis kopen in Spanje, stap voor stap.
Risico’s en hoe u ze beperkt
Een volmacht is veilig als hij goed is opgesteld. Let vooral op deze punten:
- Te ruime bevoegdheden. Een algemene volmacht geeft de gemachtigde veel meer ruimte dan nodig. Beperk de volmacht tot deze ene aankoop.
- Geen maximale prijs. Zonder grens kan de gemachtigde in theorie tegen andere voorwaarden tekenen.
- Geen einddatum. Zet een geldigheidsduur in de akte.
- Belangenconflict. Machtig niet iemand die ook voor de verkoper werkt.
- Betaalinstructies. Controleer rekeningnummers altijd via een bekend kanaal voordat u geld overmaakt.
Wordt een volmacht later niet meer gebruikt, laat hem dan formeel herroepen bij een notaris. Alleen het papieren exemplaar terugvragen is niet genoeg om verder gebruik te voorkomen (Trustin).
Wat kost een volmacht?
De kosten bestaan uit het notarishonorarium, eventueel een apostille en een beëdigde vertaling. In Spanje rekent de notaris volgens een wettelijk tarief, maar het precieze bedrag hangt af van de lengte van de akte en het aantal afschriften. Vraag vooraf een opgave bij de notaris of het consulaat. Neem deze kosten mee in uw totale budget, naast de notariskosten bij de aankoop.
Veelgemaakte misverstanden over de volmacht
“Een machtiging per e-mail is genoeg.” Nee. Voor het tekenen van een notariële koopakte is een notariële volmacht nodig. Een ondertekende brief, e-mail of onderhands formulier wordt door de Spaanse notaris niet geaccepteerd als basis voor de overdracht van een woning.
“Een volmacht geldt voor altijd.” Een volmacht zonder einddatum blijft in principe bestaan totdat u hem herroept. Dat is precies waarom een geldigheidsduur verstandig is. Na de aankoop heeft u de volmacht meestal niet meer nodig, en een slapende volmacht met ruime bevoegdheden is een onnodig risico.
“Mijn makelaar kan het wel even regelen.” Een makelaar heeft vaak belang bij het doorgaan van de koop. Wie u machtigt, moet bij voorkeur alleen uw belang dienen. Kies daarom voor een onafhankelijke advocaat of een persoon die u volledig vertrouwt.
“Met een volmacht hoef ik zelf niets meer te doen.” U blijft eigenaar en verantwoordelijk. U moet nog steeds zorgen voor de financiering, het overmaken van de koopsom en de kosten, en u ontvangt na afloop de akte en de aanslagen. De gemachtigde handelt alleen binnen wat u hem toestaat.
Praktische tips voor u en de gemachtigde
- Spreek af hoe u bereikbaar bent op de dag van de overdracht. Als er op het laatste moment iets verandert, bijvoorbeeld in de prijs of de voorwaarden, moet de gemachtigde u kunnen raadplegen.
- Leg vast welke documenten de gemachtigde meeneemt: het origineel van de volmacht, zijn eigen identiteitsbewijs, uw NIE-gegevens en bewijs van betaling of bankcheques.
- Vraag de nota simple vlak voor de overdracht opnieuw op, zodat u zeker weet dat er geen nieuwe lasten op de woning rusten.
- Bewaar een kopie van de volmacht in uw eigen administratie, met de datum en de notaris die hem heeft opgesteld.
- Plan de herroeping direct na de aankoop als de volmacht ruimer is dan alleen de overdracht.
Volmacht als u met twee kopers bent
Koopt u samen met een partner of familielid, dan moet elke koper zelf tekenen of zelf een volmacht geven. Een van beide kopers kan de ander machtigen, maar dan moet de volmacht dat uitdrukkelijk vermelden. Leg ook vast in welke verhouding u de woning koopt, bijvoorbeeld ieder de helft. Die verdeling komt in de koopakte en heeft later gevolgen voor belastingen en erfrecht. Bespreek dit daarom vooraf met uw advocaat.
Een volmacht na de aankoop
Na de koop kan een beperkte volmacht ook nuttig zijn voor praktische zaken, zoals het overzetten van water en elektriciteit, het aanmelden bij de gemeente of het regelen van de jaarlijkse belastingen. Maak daarvoor bij voorkeur een aparte volmacht met precies die bevoegdheden, in plaats van de koopvolmacht ruimer te maken dan nodig. Zo houdt u overzicht over wie wat namens u mag doen.
Volmacht en juridische begeleiding
Een volmacht vervangt het juridische onderzoek naar de woning niet. Uw advocaat controleert nog steeds het eigendom, schulden, vergunningen en de koopvoorwaarden. Vaak is het handig als de advocaat die dat onderzoek doet ook de gemachtigde is: hij kent het dossier en ziet het als er op het laatste moment iets verandert. Meer over de rol van een advocaat in Spanje leest u in ons kenniscentrum.
Bij Kostavista begeleiden we kopers door het hele traject en stemmen we af wie wanneer moet tekenen, ook als u niet in Spanje bent. Hoe dat werkt, leest u op onze pagina over de werkwijze.
Veelgestelde vragen
Kan ik een huis in Spanje kopen zonder bij de notaris te zijn?
Ja, met een notariële volmacht kan een gemachtigde namens u de koopakte tekenen. Bron: Mallorca.com
Moet een volmacht voor een woningaankoop notarieel zijn?
Ja, een volmacht voor een handeling die in een openbare akte wordt vastgelegd, moet zelf ook in een openbare akte staan. Bron: Código Civil, art. 1280, BOE
Kan ik de volmacht in Nederland tekenen?
Ja, bij het Spaanse consulaat in Amsterdam of bij een Nederlandse notaris met apostille en meestal een vertaling. Bron: Consulado General de España en Ámsterdam
Wat is een apostille?
Een verklaring die de echtheid van een openbaar document bevestigt, zodat het in een ander verdragsland zonder verdere legalisatie geldt. Bron: HCCH, Apostilleverdrag
Mag de gemachtigde ook een hypotheek tekenen?
Alleen als die bevoegdheid uitdrukkelijk in de volmacht staat; een koopvolmacht omvat dat niet automatisch. Bron: Trustin
